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Schlechte Planung, ungenaue Informationen und die Forderung nach sofortiger Erledigung von Aufgaben sind die größten Zeiträuber im Job. Um effektiver zu arbeiten muss man sich manchmal von seiner Umwelt abschirmen und Prioritäten setzen.

Effektivität im Job durch Organisation und Zeitplanung

Wollen Sie effektiver Arbeiten? Sicher. Dafür ist es nicht erforderlich, das Arbeitszeitfenster zu erhöhen. Eine bessere Arbeitsorganisation und eine effiziente Zeitplanung, Disziplin und ein Gespür für Prioritäten ist alles, was Sie dafür brauchen.

Oft werden Aufgaben delegiert, die mit wenig Aufwand selbst durchgeführt hätten werden können. Gleiches gilt für Rückfragen an Führungskräfte. Diese sagen allzuoft: “Wer lesen kann ist klar im Vorteil” und tausende Mails und Telefonate sind einfach nur überflüssig, wenn man richtig plant.

Die amerikanische Businesszeitung “Harvard Business Review” gab kürzlich drei schnelle Tipps, wie Sie mehr schaffen können und effektiver im Tagesgeschäft arbeiten können:

• 1. Drei Aufgaben je Tag
  Yvonne, die Frau von Kjeld in der TV-Serie “Die Olsen-Bande” sagte immer: “Es sind noch tausend Kleinigkeiten zu tun.” . Wir bestreiten gar nicht, dass es in Ihrem Job ebenso ist. Aber mit einer richtigen Organisation Ihrer Zeit, können Sie den Aufwand für diese deutlich reduzuieren. Wählen Sie täglich nur drei wichtige größere Aufgaben. Von den Regelmäßigen Aufgaben machen Sie am Besten 60% zuerst wenn es möglich ist. Dann kommt die unangenehmste der Großen Aufgaben, dann wieder ein oder zwei der regelmäßigen und dann wieder große Aufgaben.  Wenn Sie Zeit übrig haben, schauen Sie nicht zum Xten mal ins Mailfach, oder auf das Konto. Beginnen Sie einfach mit der nächsten der größeren Aufgaben, die als Tagesziel gesetzt wurden. Schlüssel zum Erfolg ist, dass Sie nicht mehr als drei Aufgaben mit großer Priorität und entsprechendem Volumen täglich setzen.

• 2. Mails abschalten
  Das ist besonders schwer. In der heutigen Hochtechnologie funktioniert kaum mehr eine Konversation ohne. Nehmen Sie doch mal das Telefon. Wir wissen, dass es schwer ist. Manche holen das virtuelle Postfach sogar alle 5 Minuten ab. Man könnte ja was verpassen. Nein, Sie werden nichts verpassen, wenn Sie nur kontrolliert zu festgelegten Zeiten nach Mails schauen. Manche Unternehmen sind schon dazu übergegangen, mailfreie Tage einzurichten. Dies fördert die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Es gibt Unternehmen, in denen man den (seinen) wichtigsten Ansprechpartner jahrelang nicht zu Gesicht bekommt. Geben Sie sich für die Bearbeitung von Mails täglich eine festgelegte Zeit und einen festgelegten Zeitraum. Eine Stunde am Vormittag und 30 Minuten am Nachmittag oder umgekehrt sollten reichen. Jedesmal, wenn Sie zwischendurch nach Mails schauen, verlieren Sie wertvolle Arbeitszeit. Nutzen Sie auch die Autoresponder-Funktionen Ihres Mailfaches um Absender über die schnellstmögliche Bearbeitung zu informieren.

• 3. Ein Treffen mit Dir selbst
  Genehmigen Sie sich ein 20-Minuten-Treffen mit sich selbst. Schreiben Sie es in Ihren Kalender und streichen Sie diese auf keinen Fall. Diese Zeit soll Ihnen die Möglichkeit zur Entspannug gebe. Nutzen Sie dies auch als ausgiebige Mittagspause und behandeln Sie diese Zeit mit dem selben Respekt wie die Meetings mit dem Chef. Wenn Sie in einer recht offenen Bürolandschaft sitzen, nutzen Sie die Zeit, in einem kleineren Raum, wo Sie vielleicht alleine sitzen können und Ihnen niemand auf den “Senkel” gehen kann.  Sie können auch in dieser Zeit die Arbeitsaufgaben für die nächsten Tage nach Priorität sortieren und die regelmäßigen Aufgaben für die nächsten Tage und Wochen im Filo vortragen.

Natürlich sind das keine Universalrezepte aber Hilfen, die die Arbeit etwas effektiver gestalten könnten. Natürlich ist es je nach Arbeitsvolumen und Arbeitstyp immer unterschiedlich zu betrachten und jeder muss sein eigenes Arbeitsprofil finden. Probieren Sie es doch mal aus.