jobbanet.eu – Der Karriereguide

Der Jahreswechsel liegt nun schon fast einen Monat zurück und viele stellen fest, dass sie noch nicht wieder richtig auf Touren sind. Die Mailfächer sprengen förmlich über und auch die Telefonate scheinen kein Ende zu nehmen. Fühlen Sie sich auch so, als ob jeder ein Stück von Ihrer Zeit haben möchte? Ein paar Tipps sollen helfen, wie Sie Stress von sich halten können.

Ohne Stress auf Touren kommen – Tipps

Das Wort “Startschwierigkeiten ist wohl bekannt im Arbeitsleben. Und ganz besonders nach dem Sommerurlaub oder mehreren zusammenhängenden Feiertagen oder den Betriebsferien. Als Führungskraft haben Sie aber selten Zeit für “Startschwierigkeiten”. Mitarbeiter glauben, dass Sie als Führungskraft dieses Phänomen nicht haben und durch gewissenhafte Vorbereitung in Ihrer Freizeit über alle wichtigen Punkte bereits informiert sind und überall wie üblich die Leitung souverän übernehmen können. Auch Kunden und Geschäftspartner denken ähnlich und erwarten stets die passende Antwort.

Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie mehr schaffen können, ohne im Stress und Arbeitsvolumen unterzugehen:

• 1. Der Schreibtisch
  Reinigen Sie Ihren Schreibtisch. Papiertürme und Aktenberge stapeln sich nur allzu schnell darauf. Es dauert vielleicht eine viertel oder halbe Stunde, aber Sie verlieren den Stress, den unsortierte Papiere Ihnen verschaffen können. Seien Sie richtig streng mit sich selbst. Brauchen Sie wirklich jeden Bericht, oder könnten Sie diese auch ungelesen archivieren oder delegieren? Schaffen Sie Platz. Nutzen Sie Ordnungssysteme und -techniken.

• 2. Die Zwei-Minuten-Regel
  Eine Aufgabe sollte maximal zwei Minuten in Anspruch nehmen, wenn Sie diese direkt durchführen und erledigen können. Sie sollte dann auch sofort erledigt werden und wächst so nicht zu einem mentalen Störfaktor, der  sich vor Ihnen auf dem Schreibtisch oder im Mailfach auftürmt. “Mach ich später – ist ja leicht”- bringt hier nichts. Die sofortige Abarbeitung der Aufgaben hilft hier, Stress gar nicht erst entstehen zu lassen.

• 3. Kribbeln in den Mailfingern
  Es gibt schon verschiedene Typen von Schreibern. Die einen antworten mal grundsätzlich gar nicht, andere per Telefon und wieder andere schreiben die Antwort schon fast vor dem Maileingang. Testen Sie selbst einmal, ob Sie wirklich jede Mail bestätigen müssen. Eine automatische Eingangsbestätigung schafft hier schon täglich schnell Zeitersparnis. Schauen Sie auch mal, ob Sie Ihre Mailgewohnheiten nicht umstellen könnne und testen Sie das Lesen von Mails an verschiedenen Zeiten des Tages. Setzen Sie sich “Mailpunkte” beispielsweise morgens, vor dem Mittag, zum Kaffee und kurz vor Feierabend.

• 4. Ungeplante Treffen:
  Streichen oder Delegieren, das ist der ultimative Tipp. Müssen Sie wirklich überall dabei sein oder können Sie Mitarbeiter oder Kollegen beauftragen, Ihnen die Teilnahme abzunehmen? Vielleicht lassen Sie sich hinterher einfach nur erklären, worum es geht. Nicht jedes Meeting ist so wichtig, dass man unbedingt dabei sein muss. Auch bei kurzfristig anberaumten Treffen sollten Sie vorher überlegen, welche Arbeiten Sie dafür verschieben müssen und Prioritäten setzen.

• 5. Der Wochenplan:
  Immer wieder Streitpunkt, da ein Wochenplan bei flexiblem Auftragseingang kippen kann, doch grundsätzlich sollten Sie feste Arbeiten auch in einem Wochenplan/ Projektplan festlegen. Sie wissen doch aus dem Privatleben, dass der Wocheneinkauf auch immer Donnerstags am Abend stattfindet. Pläne mit Freiraum für unvorhergesehenes bieten hier eine optimale Lösungsmöglichkeit für die terminierung von Aufgaben.

Haben Sie eigene Tipps und Techniken, nach längeren Büroabwesenheitszeiten wieder so in Fart zu kommen, dass Sie sich nicht überlasten?

Dann schreiben Sie uns einach und kommentieren Sie diesen Artikel.

Eine ruhige und stressfreie Woche wünscht

Die Redaktion